Larp Manager e ILDB: meno amministrazione, più memoria condivisa

Nel mondo del larp, organizzare un evento significa spesso destreggiarsi tra fogli Excel, moduli Google, pagamenti e documenti condivisi. Negli ultimi anni, sempre più organizzazioni hanno iniziato a utilizzare Larp Manager, un gestionale nato proprio per alleggerire il peso di queste incombenze e permettere agli staff di concentrarsi maggiormente sull'esperienza di gioco. 

Nel 2026 questo strumento compie un ulteriore passo avanti grazie alla nuova integrazione con International Larp Database, il primo archivio globale dedicato alla conservazione, documentazione e valorizzazione della cultura larp. Grazie a questa integrazione, gli eventi possono aggiornare automaticamente le proprie informazioni all'interno dell'archivio. 

 

Il creatore di Larp Manager è Mauro Scanagatta, sviluppatore con un dottorato in Intelligenza Artificiale e organizzatore larp di lunga esperienza. L'idea nasce nel 2020 durante la creazione dell’associazione Proxima. Cercando uno strumento che potesse supportare la gestione degli eventi, si accorge che sul mercato non esiste nulla che risponda davvero alle esigenze dei larp che conosce e organizza: le soluzioni disponibili erano poche e pensate per campagne boffer statunitensi, non per i formati diffusi nel panorama europeo come larp new wave e one shot. 

Decide quindi di costruire uno strumento su misura e quello che doveva essere un progetto personale cresce rapidamente quando altre associazioni iniziano a interessarsi al software, chiedendo di poterlo utilizzare a loro volta. Negli anni il progetto è cresciuto fino a essere adottato da numerose organizzazioni, contribuendo alla gestione di oltre 170 eventi e più di 9.000 personaggi. 

Secondo Scanagatta, uno degli elementi centrali del progetto è la flessibilità: 

Ogni staff organizza infatti i propri eventi in maniera diversa, dunque Larp Manager è stato sviluppato proprio per adeguarsi a processi differenti, senza costringere organizzatori e organizzatrici a modificare le proprie abitudini operative. 

 

L'idea dell'integrazione con International Larp Database nasce dallo stesso Mauro Scanagatta con l'obiettivo di evitare che le informazioni degli eventi dovessero essere inserite più volte su piattaforme diverse e facilitare quindi la documentazione dei larp all'interno dell’archivio internazionale. La collaborazione con Paolo Gaballo, il Responsabile Tecnico di ILDB, ha portato alla realizzazione di un sistema di comunicazione tra le due piattaforme attraverso apposite API. In pratica, chi organizza un evento può collegare Larp Manager a ILDB una sola volta durante la configurazione e, da quel momento in poi, i due sistemi dialogano automaticamente. L’interfaccia di Larp Manager è disponibile in 11 lingue, mentre la documentazione, le guide e i tutorial sono attualmente disponibili in inglese. Le istruzioni complete per attivare la sincronizzazione automatica sono disponibili nella guida ufficiale di Larp Manager. Quando vengono aggiornate le informazioni dell'evento, ILDB riceve i dati pubblici necessari, come i nomi dei partecipanti e i personaggi interpretati. L'integrazione funziona sia per campagne sia per eventi one shot, può essere configurata in qualsiasi momento del processo organizzativo e, una volta attivata, non richiede più alcun intervento da parte dello staff. 

 

Dal punto di vista di chi organizza significa una cosa molto semplice: smettere di inserire le stesse informazioni due volte. Per ILDB, invece, questa integrazione rappresenta un passo verso una documentazione più completa e aggiornata della storia del larp contemporaneo. 

Uno degli obiettivi fondamentali dell’archivio è infatti preservare la memoria degli eventi e renderla accessibile alla comunità internazionale. Automatizzare parte del flusso di informazioni significa aumentare la probabilità che gli eventi vengano documentati in modo accurato e tempestivo. In altre parole minore è il tempo speso a copiare dati e più aumenta la possibilità di costruire un archivio condiviso facilmente consultabile dagli studiosi e dalla comunità larp. Per la prima volta, informazioni che spesso rimangono disperse tra documenti interni e archivi privati di staff e associazioni, possono confluire in maniera automatica in un archivio internazionale pensato per preservare la storia del larp. 

 

La filosofia che guida il progetto emerge anche dalla decisione di rendere Larp Manager open source; per Scanagatta si tratta prima di tutto di una scelta etica: 

L'utilizzo del software è gratuito e anche la nuova integrazione con ILDB non comporta costi. Gli staff possono utilizzare lo spazio messo a disposizione dal progetto oppure installare autonomamente il gestionale sui propri server, consultando la documentazione disponibile. 

 

IA e Larp Manager 

In un periodo in cui l'intelligenza artificiale viene proposta come soluzione universale, Mauro Scanagatta mantiene una posizione prudente. Larp Manager, almeno per ora, non integra sistemi basati su IA generativa. La ragione è semplice e la spiega il suo stesso creatore: un gestionale deve lavorare con dati accurati, affidabili e stabili nel tempo, caratteristiche che le tecnologie generative degli LLM non garantiscono ancora in misura sufficiente. 

Una filosofia che riflette bene l'approccio complessivo del progetto: utilizzare la tecnologia non per sostituire il lavoro umano, ma per eliminare gli ostacoli amministrativi e lasciare più spazio a ciò che conta davvero. 

In fondo, è questo il punto d'incontro tra Larp Manager e ILDB: rendere più semplice il lavoro di chi organizza oggi, per preservare la memoria del larp domani. Perché ogni larp termina, ma la sua storia può continuare a vivere negli archivi che la conservano. 

 

I team che utilizzano Larp Manager possono attivare la sincronizzazione automatica con ILDB e trasferire direttamente nell'archivio internazionale le informazioni pubbliche dei propri eventi, contribuendo così alla documentazione e conservazione della storia del larp. 

La configurazione richiede pochi minuti e va effettuata una sola volta per ogni evento. 

Guida all'integrazione: https://larpmanager.com/tutorials/publication/#configuration